スムーズな業務が行えるよう 帳票ツールを使って業務改善

今回の取材にあたって。

2008年に『iD-Heart Ver.1』を導入、2016年に最新バージョンに更新されて、さらに業務改善を図られています。どのような取組みが行われているか、健康管理室チーフである吉本様にお伺いいたしました。

導入の経緯を教えてください。

　当院では前身となる診療所時代から予防医療に力を入れています。かなり以前から、人間ドックや健康診断の結果を作成するためにコンピューターを導入していました。
しかし、受診者様が増える中で報告書を作るだけではなく、予約の管理なども可能なシステムに移行することになり、インターネットで調べ、そこで『iD-Heart』を知りました。
　シンプルに使える点が気に入り、ちょうど始まったばかりの特定健診にも対応していたので2008年に導入しました。予約の管理なども可能になり、業務も大幅に改善できましたが、さらに改善を図るために2016年にバージョンアップしました。バージョンアップの時に東振協
（一般社団法人東京都総合組合保健施設振興協会）対応やストレスチェックオプションも導入してデータ報告に対応しています。

現在の健診業務の規模を教えてください。

　年間でおよそ4,000人の受診者様に対応しています。そのうち、4割ほどが人間ドック、残りは健康診断を受診されています。
　事務部門、看護師、検査部門合わせて10名ほどのスタッフで診療と健診を行っています。私は事務部門として当院全体の会計部門を担当し、健診の事務部門と兼務しています。
　『iD-Heart』の端末は事務部門、検査部門それぞれに2台ずつあります。予約の管理や事前業務は事務部門で行い、健診報告書は検査部門で検査結果などを確認して作成します。
　バージョンアップしてからは、それぞれの業務がスムーズに行えるよう、連携しやすい工夫ができるようになりました。

連携しやすい工夫とはどのような内容ですか。

　例えば、健診コースによって変わる、検査項目が記載された受診票を事務部門で作成します。コースは契約している企業毎に変わりますが、それを検査部門で全て把握しているわけではありません。そのため、事務部門としては正しい受診項目を記載した受診票を作る必要があります。
　初期の『iD-Heart』ではオリジナルの帳票を作成できなかったため、別のパソコンで改めて受診票を作成していました。作成した受診票にお名前や検査項目の間違いが無いか何度も確認したり、うっかり間違えて再作成したりと手間がかかっていました。
　最新の『iD-Heart』になってからは、帳票ツールを使って自分で帳票を作成できるようになりましたので、業務に合わせて帳票の内容を工夫しています。検査部門でも検体検査データの確認が楽になるよう工夫した帳票を作成して、業務改善を図りました。

他にも帳票をお作りいただきましたか。

　まず、大きく変えたかった結果報告書を作成しました。施設の個性とも言える結果報告書がニーズに合わせて変えられる点が良いです。受診者からも「以前の報告書よりも見やすくて分かりやすくなった」と大好評をいただいています。
　次に、以前から対応したかった窓空き封筒用の帳票を作成しました。送付物の間違いも無くなりますし、確認の時間も短縮できるので業務全体が効率化できました。
　帳票作成の時には分からない点もありましたが、サポートセンターへ電話して教えてもらって作りました。

その他に効率化できている点はありますか。

　まず、事前準備が簡単にできています。契約先の企業から受診者様の名簿ファイルをいただければ、すぐに必要な帳票を準備できます。受診票も別のパソコンで作っている時は内容の突き合わせなど繰り返しの目視チェックが多く、時間がかかっていました。今は必要な帳票を受診者様毎にまとめて印刷できるので間違いが無くなり、事前業務に必要な時間が大幅に短縮できています。
　計測結果の入力には、OCRシステムを導入しました。以前は計測結果を手入力していましたので、間違いがないように何度も繰り返し確認をしていました。その結果、報告書の発送を急ぐために残業するのも当たり前でした。OCR化してからは確認の手間も少なくなり、効率化できて残業も減りました。OCRシステムはストレスチェックの対応にも必須ですので、導入できてよかったです。
　全体的に見ると、確認作業を減らせたことで効率化できたと思います。

サポートセンターの対応はいかがでしょうか。

　サポートセンターが常設されているので安心しています。帳票作成以外にも分からないことがあると連絡していますが、いつも丁寧に教えてもらえて助かっています。
　代行機関のイーウェルや東振協の対応は各々独自ルールがあったりするのですが、そういった点も汲み取った対応をしてもらっています。

今後の展望など、教えてください。

　今はまだ、『iD-Heart』の全ての機能を利用できているわけではありません。今後は色々な機能も利用し、さらにデジタル化（IT化）を進めていきたいです。
　例えば、発送物の管理機能やバーコードを使った簡単運用など、できることが多いことも
分かっています。
　今後も関わるスタッフの手間や負担を見ながら、徐々に進めていこうと思います。その際にはサポートセンターにも相談して、より良い業務環境を作っていきたいです。